Leistungen

Alles zwischen dem Klingeln des Telefons und dem Geldeingang.

Dein Büro ist ein Ablauf, kein Aufgabenhaufen. Wir übernehmen ihn Schritt für Schritt – vom ersten Anruf bis zur bezahlten Rechnung.

1Anfrage
  • Telefon in deinem Namen beantwortet, Mo–Fr 08:00–17:30
  • E-Mails und Webformulare gesichtet, Anfragen qualifiziert
2Termin
  • Besichtigung oder Einsatz im gemeinsamen Kalender gebucht
  • Bestätigung und Erinnerung an den Kunden
3Offerte
  • Aus deinen Notizen oder deiner Sprachnachricht, in deiner Vorlage
  • Versand innert 24 h, Nachfassen nach 7 Tagen
4Auftrag
  • Lieferanten, Material und Subunternehmer koordiniert
  • Kunde über Termine und Änderungen informiert
5Rechnung
  • Erstellt und versandt in deinem Tool, am Tag nach Abschluss
  • Belege und Rapporte sauber abgelegt
6Zahlung
  • Zahlungseingänge abgeglichen, Kundenliste aktualisiert
  • Erinnerungen, Mahnungen, bei Bedarf Betreibung

Wir arbeiten in deinen bestehenden Tools: bexio, Werkli, Baunex, Google Workspace, Microsoft 365 – oder in deinem Excel. Du wechselst nichts.

Dein Telefon klingelt bei uns – und wird mit deinem Firmennamen abgenommen.
Deine Regeln

Wir passen uns an, wie du arbeitest. Nicht umgekehrt.

Beim Onboarding schreiben wir dein Playbook: was wir selbständig erledigen, was wir dir zur Freigabe vorlegen und wann wir dich sofort anrufen. Du änderst es jederzeit – ein Anruf genügt.

Kein Problem
Du willst jede Rechnung freigeben, bevor sie rausgeht?Wir bereiten sie vor, du bekommst sie per WhatsApp oder E-Mail, ein «ok» genügt – dann geht sie raus.
Kein Problem
Bestimmte Kunden willst du selbst am Telefon haben?Wir stellen sie direkt zu dir durch oder melden uns bei dir – deine Liste, deine Regel.
Kein Problem
Offerten unter einem Betrag sollen ohne dich rausgehen?Du setzt die Grenze. Darunter versenden wir, darüber siehst du sie zuerst.
Kein Problem
Mahnungen nur nach deinem Okay – oder gar nicht bei Stammkunden?Ton, Zeitpunkt und Ausnahmen legst du fest. Wir halten uns daran.
Kein Problem
Notfall-Wörter, bei denen wir dich sofort anrufen?«Wasserschaden», «kein Strom», «Heizung aus» – du sagst, was dringend ist, wir unterbrechen dich nur dann.
Playbook — Müller Sanitär GmbHjederzeit änderbar
Rechnungen vor Versand freigebenper WhatsApp an Marco
Offerten selbständig versenden bisdarüber zuerst an Marco
CHF 10’000
Anrufe von Immo Aare AG direkt durchstellenund von Architekturbüro Frei
Mahnungen1. Erinnerung nach 30 Tagen, freundlich
nach Freigabe
Samstag-Termine buchennur nach Rücksprache
Sofort anrufen beiNotfall-Stichwörter
Wasserschaden · kein Strom
Wir schreiben dein Playbook am ersten Tag. Du änderst es, wann du willst.
Projekte und Einsätze

Und wenn es mal mehr als das Tagesgeschäft ist

Neben dem laufenden Büro übernehmen wir abgegrenzte Aufträge – nach Stunden oder zum Fixpreis, mit klarem Ziel und Enddatum.

Backoffice-AutomatisierungOfferten-, Rechnungs- und Mahnvorlagen, Workflows in bexio/Werkli/Baunex, Zeiterfassung, Anbindung von Telefon und Kalender – einmal sauber aufgesetzt.
DigitalisierungBelege, Ordner und Kundenkarteien aus Papier in ein System bringen; saubere Übergabe an den Treuhänder.
PersonaladministrationArbeitsverträge, Ein- und Austritte, Stundenkontrolle, Ferienplanung, Unterlagen für Lohnbuchhaltung und Versicherungen vorbereiten.
Schulung deiner BüroleuteDeine neue Sachbearbeiterin oder ein Familienmitglied in bexio, Offertenwesen und Mahnwesen einarbeiten – bis es alleine läuft.
Debitoren aufräumenAlle offenen Rechnungen sichten, Mahnläufe starten, Zahlungspläne vereinbaren, Betreibungsbegehren vorbereiten.
Vertretung und SpitzenMutterschaft, Militär, Krankheit oder Hochsaison: wir halten das Büro am Laufen, solange du uns brauchst.

Zehn Pilotplätze. Onboarding geschenkt.

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